ビジネスマナー〜一般編
挨拶
ひとつの会社に縛られず、職場の人間関係からも比較的自由であるとされる派遣社員ですが、テクニカルスキルさえ磨いていれば、職場でのコミュニケーションは無視していてもよいかと思うと、それは大きな間違いといえます。もちろん友だちのように仲良くしなければいけないというわけではありませんが、最低限の挨拶と笑顔はビジネスマナーとして必要ということができます。これさえ抑えておけば、職場の人間関係は随分とスムーズになりますし、こうした社会人としてのマナーをわきまえた対応ができるということは、契約更新にもつながりやすいということがいえます。したがって、「おはようございます」や「ありがとうございます」など、基本的な挨拶をおろそかにしないように、日頃から心がけるようにしましょう。
電話
基本的なマナーとなりますが、電話の応対は、明るくハキハキとおこなうことを心がけ、名乗る際にははっきりと、相手が聞き取れるように話しましょう。また、電話の取次ぎのため相手を待たせるような場合には、必ず保留ボタンを押して、こちらの声が相手に聞こえないようにしましょう。派遣社員とはいえ、電話の相手方にとっては、正社員との区別はなく、会社を代表する社員として見られているのだという意識をしっかりと持つことが大切です。この点、派遣期間の定めがあり、比較的、短期な労働形態である派遣の場合、職場の人間の名前を一度に覚えるのは、大変だという話をよく聞きますが、取り次ぐ社員の名前を聞き逃した場合にも、焦らず、落ち着いて、失礼のないように聞き直せば問題ありません。また、社員が留守または電話に出られないような場合には、日時、相手の名前、用件と自分の名前をメモにして、机にメッセージを残すようにすべきでしょう。
メール
メールのフォントですが、システムによっては文字化けなどが生じるおそれもあるため、漢字コードにはJIS(ISO-2022-JP)を用いるのが無難であるとされているようです。また、同じく文字化けを防ぐという意味で、半角カタカナは使用しないようにしましょう。そのほか、ビジネスメールの基本としては、簡潔かつ的確な件名をつけるように習慣づけましょう。くれぐれも迷惑メールと間違えられるような紛らわしい件名はつけないように注意すべきです。また、読みやすさにも配慮し、1行の文字数は、最大、全角30〜35文字程度に抑えるようにしましょう。また、返信時に不必要に元メールを全文引用するのも、避けるべきでしょう。データが不必要に重いと相手に迷惑をかけることにもなりかねません。そして、最後には、署名とともに連絡先を併記するようにしましょう。こうすることで、用件ができた時に相手が素早く連絡できるように配慮することとなります。
